職場体験・インターンシップをメールで申し込むときのポイント
メールは「電話」や「対面」と違い、表情や声色が伝わらない分、いかに言葉だけで相手に良い印象を与えられるかが大切です。
職場体験・インターンシップをメールで申し込む際は、以下の2つのポイントを押さえておきましょう。
誤字脱字をしないように注意する
誤字脱字は、場面問わず文章を書く際に注意すべきポイントです。丁寧なやりとりが求められる「職場体験・インターンシップの申し込み」においては、特に注意が必要です。少しの誤字脱字があるだけでも、「この人は正確性に欠けているのではないか」という印象を与えてしまいかねません。
特に、「相手の会社の名前」「担当者の名前」「日時」は絶対に間違えないようにしましょう。名前を間違えるのはマナー違反になります。また、決定した日時を変更すると担当者の貴重な時間を奪ってしまうことになります。この3点については、送信前に再度見直すことが大切です。
読みやすさにこだわる
丁寧に書こうとこだわるあまり冗長で読みにくい文章を書いてしまったという失敗談はよく聞かれます。読みやすい文章で、手短に用件を伝えることを意識しましょう。「職場体験・インターンシップのアポをとること」が目的の文章ですので、内容は簡潔でも失礼にはあたりません。
ただし、「職場体験・インターンシップをしたい理由」を伝えることは忘れてはいけません。職場体験・インターンシップをしたいと考えた動機やどのような話を聞きたいかについては、必ず文章に盛り込むようにしましょう。
職場体験・インターンシップをメールで申し込むときの書き方
基本的なポイントを押さえたところで、職場体験・インターンシップをメールで申し込む際の具体的な書き方を把握しましょう。
メールは「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つの要素で構成されます。各要素に分けて書き方を説明いたします。
宛先
できるだけコピー＆ペーストを行い、宛先は絶対に間違えないようにしましょう。
どうしても手入力をしなくてはいけない場合は、打ち間違える可能性が高いので細心の注意を払うようにしてください。
件名
件名は、ひと目で職場体験・インターンシップの申し込みだとわかるように設定することが大切です。「職場体験・インターンシップの申し込み（山田太郎）」のように名前も添えるとなお良いでしょう。
受信した相手が「誰からのどんな用件のメールか」をすぐ判断でき、後からメール検索をして見つけやすくなります。
ファーストビューに収まるように、15文字程度を目安にすることをおすすめします。
宛名
宛名は「株式会社○○○ 人事部 人事課 ○○様」のように書きます。株式会社は略さず、「部署名」「相手の名前」の順で書くことが大切です。
相手の名前が不明な場合は「ご担当者様」と入れると良いでしょう。
社名や相手の名前を間違えることは失礼にあたりますので、送信前に再度見直し間違えないようにしてください。
本文
本文は、いきなり本題から入ると相手に失礼な印象を与えてしまうおそれがあります。
まずは、「初めてメールをお送りいたします」といった挨拶文を入れ、「私は○○と申します」のように名乗ってから本題を書き始めると良いでしょう。
先ほどのポイントにもあったように、本文は簡潔な文章を心がけてください。1行は30文字以内、全体は内容に応じ3〜5行程度が理想的です。改行を適度に入れると、全体的に読みやすい文章になるでしょう。
署名
ビジネスシーンで送るメールは署名で締めくくるようにしましょう。「氏名」「連絡先」を入れた署名をあらかじめメーラーのテンプレートとして設定しておくと便利に使えます。
連絡先はメールアドレスだけでなく、電話番号も入れるようにしてください。
まとめ
今回は、職場体験・インターンシップ先へメールで申し込む際の内容やマナーについて紹介しました。
職場体験・インターンシップは、求人情報だけでは分からない職場の雰囲気や働いている人など、生の情報が得られる非常に有効な手段です。
ただし、短期のインターンシップでは実際の業務は経験できないことがほとんどです。企業説明会が主な内容になるため、仕事内容が自分に合っているかを判断することは難しいでしょう。とはいえ、長期のインターンシップは3ヶ月以上を費やすため、本業やアルバイトと両立できない面もあります。
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